POLITICA GENERALA DE CONFIDENTIALITATE A HELP NET

1. Ce categorii de date cu caracter personal prelucrăm

În contextul organizării și gestionării procesului de recrutare, putem prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal în ceea ce vă privește:
- informații pe care ni le furnizați dvs. cu ocazia aplicării la unul dintre posturile vacante în cadrul HelpNet prin transmiterea unui CV în atenția noastră (ex. prin e-mail, prin website-ul nostru, personal) ori pe care le primim de la agenții de recrutare/ head-hunting sau de la alte persoane ce dețin CV-ul dvs.  

Categoriile de date pe care le putem prelucra în acest context pot include:

- date de identificare (nume, prenume, adresă de e-mail, data nașterii, localitatea de domiciliu, număr de telefon), date/ informații divulgate în mod public în cadrul platformelor online profesionale, date privind studiile generale, de specialitate si alte calificari, experiență anterioară, imaginea (dacă ați ales să includeți fotografia în CV), competențe personale și/sau profesionale relevante (cunoașterea limbilor străine, de comunicare, organizatorice, competențe digitale);  

- informații furnizate în contextul participării la procesul de recrutare efectiv (participarea la interviuri/ teste), constând în orice alte date pe care ni le puteți furniza în acest context, inclusiv date obținute de Companie rezultând din testarea aptitudinilor ori a cunoștințelor dvs., precum și informațiile observate de către intervievatori în cadrul oricărui astfel de interviu, cum ar fi stilul de comunicare, tonul, implicarea, trăsăturile de personalitate (curiozitate, creativitate etc.), munca în echipă, colaborarea, abilitățile de conducere și abilitățile de management, în măsura în care acestea reies din interviu și sunt relevante pentru procesul de recrutare;

- în cazul sesiunilor de interviuri online desfășurate prin intermediul serviciului "Microsoft Teams" date personale constând în: adresa de e-mail și numele contului, date de jurnal (adresa IP; data și ora de utilizare a MS Teams; informații privind cantitatea de date și versiunea MS Teams), informații despre ședință (data și ora ședinței; participanții la ședință; ID-ul și parola ședinței) și alte informații despre ședință stocate în MS Teams, informații/date cuprinse în fișiere text, video și audio: texte în chat-uri; fișiere video și audio pentru transmiterea conversației online.

2. Scopul și temeiul prelucrării acestor date

Datele dvs. cu caracter personal furnizate în cadrul proceselor de recrutare active sunt prelucrate în scopul contactării dvs., desfășurării procesului de recrutare, organizării interviurilor, verificărilor prealabile a aptitudinilor profesionale și personale pentru ocuparea unui loc de muncă vacant, crearea de note interne/ rapoarte/ fișe privind desfășurarea interviurilor/ cercetărilor prealabile, îndeplinirea oricăror demersuri necesare în vederea încheierii contractului de muncă. Prelucrarea se realizează în temeiul: i) efectuării de demersuri în vederea încheierii unui contract de muncă [art. 6 alin 1 lit b GDPR]; ii) îndeplinirii unei obligații legale care îi revine Companiei [art. 6 alin 1 lit c GDPR].

În contextul participării dvs. la procesele de recrutare, vă pot fi solicitate date cu caracter personal suplimentare și/sau pot fi realizate verificări prealabile privind aptitudinile profesionale și personale, inclusiv prin desfășurarea interviurilor online și realizarea în acest context de note interne în temeiul interesului legitim al Companiei [art. 6 alin. 1 lit f GDPR].

Menționăm că în cadrul procesului de recrutare este posibilă utilizarea platformelor profesionale online (ex. LinkedIn) pentru efectuarea verificării prealabile a aptitudinilor profesionale şi personale în raport de natura și specificul postului vizat, în temeiul interesului legitim al Companiei [art. 6 alin. 1 lit f GDPR].

În cazul în care se va încheia un contract de muncă, datele dvs. cu caracter personal vor fi prelucrate, în special în baza i) executării unui contract de muncă [art. 6 alin. (1) lit. b din GDPR] și ii) îndeplinirii obligațiilor legale [art. 6 alin. 1 lit c GDPR], prevăzute de Codul Muncii, de dispozițiile privind sănătatea și securitatea în muncă sau de alte dispoziții legale incidente. Informații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal în contextul relațiilor de muncă vă vor fi aduse la cunoștință la momentul încheierii contractului de muncă.

3. Cât timp păstrăm datele dvs. cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt stocate pentru perioade determinate, aplicând și următoarele criterii: i) termenele stabilite în conformitate cu dispozițiile legale aplicabile, ii) durata necesară pentru expirarea termenelor legale și/sau de prescripție juridică, precum și iii) termenele și procedurile stabilite în conformitate cu regulile interne, inclusiv cele privind stocarea datelor.

În cazul în care procesul de recrutare s-a finalizat prin încheierea unui contract de muncă, datele furnizate în procesul de recrutare vor rămâne stocate la dosarul dvs de personal și vor fi stocate pentru perioade stabilite conform prevederilor legale sau pentru perioade determinate conform criteriilor de mai sus – pct. ii și iii.

Cu privire la datele stocate în urma consimțământului dvs prealabil, pe acestea le stocăm pentru o perioadă de 3 (trei) ani, prevăzută în formularul de consimțământ sau până la exercitarea dreptului de retragere a acestuia, oricare dintre aceste date survine mai devreme. În situația în care nu doriți să fiți inclus în baza de date a candidaților aparținând Companiei, acest lucru nu va afecta procesul de recrutare pentru postul la care ați aplicat, datele personale urmând a fi șterse după trecerea unui termen general de 6 luni de la data finalizării procesului de recrutare pentru postul vizat, cu respectarea procedurilor interne privind procesul de ștergere a datelor.

În cazul în care datele dvs. au fost stocate și prelucrate în baza interesului nostru legitim, durata de stocare este cea stabilită conform criteriilor indicate de către Operator sau până la manifestarea dreptului de opoziție față de o astfel de prelucrare, oricare dintre acestea survine mai devreme. În această situație nu mai prelucrăm datele personale, cu excepția cazului în care există motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor şi libertăţilor persoanei vizate sau scopul prelucrării este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă.

După finalizarea perioadei de stocare declarată, datele pot fi păstrate numai în situația necesității de conformare cu dispozițiile legale aplicabile, precum și în situația existenței unor motive legitime şi imperioase care justifică prelucrarea.

1. Ce categorii de date cu caracter personal prelucrăm

În cazul în care avem acordul dvs., prelucrăm datele cu caracter personal furnizate în cadrul CV-ului, precum și, în cazul în care ați participat la un proces de recrutare care nu s-a finalizat cu încheierea unui contract de muncă, informațiile/ documentele comunicate/ obținute sau rezultate în cadrul procesului de recrutare, astfel cum sunt acestea detaliate în capitolul anterior.

2. Scopul și temeiul prelucrării acestor date

Prelucrăm categoriile de date arătate anterior în scopul includerii în baza noastră de date cu candidați, pentru a vă putea contacta în cazul în care vor apărea posturi disponibile potrivite profilului dvs..

Temeiul prelucrării datelor dvs. în acest context este reprezentat de consimțământul dvs. informat și acordat în mod voluntar – art. 6 alin. (1) lit. a) din GDPR.

Dacă nu doriți să fiți inclus în baza de date a candidaților aparținând Companiei, acest lucru nu va afecta procesul de recrutare pentru postul la care ați aplicat, urmând să vă ștergem datele personale după trecerea unui termen de 6 luni de la data finalizarii procesului de recrutare pentru postul vizat ce nu a fost finalizat prin încheierea contractului individual de muncă.

În cazul în care nu există un proces de recrutare în curs pentru un post la care ați aplicat și nu avem acordul dvs., nu veți fi inclus în baza noastră de date cu candidați și nu vă vom putea trimite informări cu privire la oportunități viitoare de angajare în compania noastră.

În situația în care alegeți să ne trimiteți CV-ul dumneavoastră utilizând datele de contact disponibile în cadrul website-ului nostru, fără a avea în vedere o poziție de recrutare activă în cadrul companiei noastre, înțelegem că v-ați manifestat consimțământul pentru a fi inclus în baza noastră de date la momentul transmiterii respectivului CV și vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu prevederile acestei secțiuni. Aveți dreptul de a vă retrage oricând consimțământul acordat.

3. Cât timp păstrăm datele dvs. cu caracter personal

Datele dvs. personale vor fi prelucrate exclusiv în scopul arătat anterior pentru o perioadă de 3 ani de la data acordării prezentului consimțământ sau până la data retragerii consimțământului, oricare dintre aceste situații intervine prima. După această perioadă, datele pot fi păstrate numai în situația necesității de conformare cu dispozițiile legale aplicabile.

Vă puteți retrage în orice moment consimțământul acordat pentru această prelucrare, fără ca această retragere să afecteze legalitatea prelucrării desfășurate înainte de această retragere.

1. Ce categorii de date cu caracter personal prelucrăm

Cu ocazia transmiterii unei solicitări generale de informații, a unei reclamații/ sesizări, ne puteți furniza anumite categorii de date care pot include: nume, prenume, adresă de e-mail și/sau număr de telefon, funcție (dacă e cazul), orice alte informații cu caracter personal pe care ni le furnizați la momentul formulării cererii/solicitării.

2. Scopul și temeiul prelucrării acestor date

Putem colecta de la dvs astfel date cu caracter personal în vederea menținerii unei corespondențe cu dvs. Astfel, în cazul în care formulați o cerere, o reclamație sau o sesizare vom prelucra datele dvs. în vederea soluționării acesteia.

Temeiul prelucrării datelor dvs. în acest context este reprezentat de consimțământul dvs. – art. 6 alin. (1) lit. a din GDPR. În cazul în care devin necesare operațiuni de prelucrare suplimentare, temeiul prelucrării poate fi reprezentat de interesul legitim al HelpNet – art. 6 alin. (1) lit. f din GDPR.

3. Cât timp păstrăm datele dvs. cu caracter personal

Păstrăm datele dvs cu caracter personal până la soluționarea definitivă a cererii formulate și 3 ani după soluționarea cererii.

În cazul în care între HelpNet și dvs. apare un litigiu, datele dvs. cu caracter personal vor fi stocate în sistemele HelpNet până la soluționarea definitivă a acestui litigiu.

1. Ce categorii de date cu caracter personal prelucrăm

Putem avea acces la informații prin prisma unei relații contractuale cu persoane juridice de drept public sau privat, ori a unei interacțiuni cu un partener instituțional/ o autoritate de reglementare și control.

În acest sens, putem prelucra date cu caracter personal ale reprezentanților și persoanelor de contact desemnate de partenerii noștri, ori ale reprezentanților autorităților, după caz.

Acestea pot consta în: nume, prenume, funcție, număr de telefon și adresă de e-mail, data nașterii, semnătura. Aceste date ne sunt transmise de către reprezentanții partenerilor noștri comerciali, ori chiar de dvs dacă acționați ca reprezentant legal al acestora ori ca persoană implicată de aceștia în procesul de încheiere / executare a contractului.

Atunci când chiar dvs sunteți partenerul contractual al Companiei (de ex., în cadrul unui contract de închiriere, de bursă privată, de sponsorizare, de cesiune de drepturi de autor etc.), suplimentar informațiilor prevăzute mai sus, putem prelucra și alte categorii de date cu caracter personal, din actul dvs de identitate (precum domiciliul, cod numeric personal, seria și nr. act de identitate), dar și date financiare constând în datele de identificare ale contului dvs bancar.

Pentru activitățile preliminare de due-diligence sau cunoaștere a clienților putem prelucra datele beneficiarilor reali sau ale angajaților ce au funcție de conducere, respectiv nume și prenume, adresă de e-mail, data nașterii, date privind condamnări penale și infracțiuni, în măsura în care acestea sunt publice.

Pentru evaluarea bonității partenerilor de afaceri potențiali și actuali sunt prelucrate date cu caracter personal precum: nume și prenume, data nașterii, companiile în care sunt asociați, funcțiile deținute.

Pentru desfășurarea activității, pot fi organizate întâlniri online (videocall), derulată corespondență electronică, ce poate conține inclusiv documente trimise/ primite spre validare / semnare, situație în care Farmexim poate avea acces la informații precum: numele contului, funcția, adresa de e-mail, fotografia de profil (dacă este adăugată de utilizator), orice alte date disponibile în cadrul pachetului MS Office, date despre întâlniri: data și ora, participanți, imagine, voce, texte din chat, locația (dacă este activată de către participanți), data și ora utilizării aplicației afișarea statusului.

2. Scopul și temeiul prelucrării acestor date

În acest caz, putem folosi datele cu caracter personal pe care ni le furnizați ori pe care le obținem în modalitatea descrisă mai sus în vederea gestionării interacțiunii cu autoritățile, respectiv în vederea gestionării și asigurării bunei desfășurări a relației dintre părți, inclusiv, dar fără a se limita la, emiterea, plata ori încasarea facturilor emise in contextul respectivului contract, după caz. De asemenea, vom putea utiliza datele dvs. cu caracter personal în scopul desfășurării procedurilor interne de due-diligence sau de cunoaștere a clienților, premergătoare încheierii contractului.

Dacă va fi cazul, vom putea utiliza datele cu caracter personal pe care ni le furnizați pentru evaluarea satisfacției partenerilor comerciali sau pentru scopuri legate de cercetările de marketing.

Pentru organizarea întâlnirilor online, Farmexim utilizează serviciile unor parteneri contractuali, respectiv Skype for Business, MS Teams, MS Office.

Temeiul prelucrării datelor dvs. în context derulării raporturilor contractuale este reprezentat de încheierea și executarea contractului cu angajatorul dvs. sau cu entitatea juridică pe care o reprezentanți, ori chiar cu dvs – când sunteți partenerul nostru contractual – art. 6 alin. (1) lit. b din GDPR, respectiv interesul legitim comun al Companiei si al partenerului contractual de a desfășura respectiva relație contractuala. În etapa preliminară a încheierii contractului cu entitatea juridică, pot interveni prelucrări întemeiate pe interesul legitim al HelpNet ce au în vedere întreprinderea unor măsuri minime necesare pentru cunoașterea partenerilor, procese de due diligence – art. 6 alin. (1) lit. f din GDPR, evaluarea bonității partenerilor, întâlniri online – art. 6 alin. (1) lit. f din GDPR, sau dispozițiile legale aplicabile Farmexim în aceste demersuri – art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR, inclusiv dar fără limitare la Regulamentul Consiliului (CE) 2580/2001 și Regulamentul 881/2002 (due-diligence și KYC).

De asemenea, dacă va fi cazul, putem prelucra o parte dintre aceste date în contextul activității de recuperare a debitelor și al soluționării oricăror diferende ori a altor situații judiciare ce pot apărea în legătură cu executarea contractului. În astfel de cazuri, temeiul prelucrării este reprezentat de interesul legitim al Companiei de a-si proteja situația financiară și activele sale, art. 6 alin. (1) lit. f din GDPR, respectiv obligația legală de a furniza datele în scopul desfășurării procedurilor judiciare, juridice sau al altor formalități extrajudiciare legate de executarea contractului - art 6 alin (1) lit. c din GDPR. Mai putem prelucra anumite date în vederea apărării ori exercitării drepturilor și a intereselor HelpNet în fața notarilor publici, a altor autorități sau instituții publice, a mediatorilor și/ sau a altor organisme publice sau private care soluționează dispute, a avocaților, consultanților noștri sau ale altor persoane fizice sau juridice, publice sau private, care sunt implicate în cadrul negocierilor și/sau a disputelor respective. În astfel de cazuri, temeiul prelucrării diferă în funcție de contextul în care se exercită aceste drepturi, putând fi reprezentat de contractul încheiat cu dvs – art. 6 alin. (1) lit. b din GDPR, dispozițiile legale aplicabile HelpNet în aceste demersuri – art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR ori interesul legitim al acesteia – art. 6 alin. (1) lit. f din GDPR.

Pot exista situații în care prelucrăm date cu caracter personal în vederea îndeplinirii obligațiilor stabilite în sarcina HelpNet de dispoziții legale în materie fiscală, în materie de combatere și prevenire a spălării banilor, ori de conformitate cu Sancțiunile economice Internaționale. În astfel de cazuri, temeiul prelucrării este reprezentat de art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR.

3. Cât timp păstrăm datele dvs. cu caracter personal

Perioada de stocare este determinată de durata contractului. Durata de stocare a datelor dvs., întemeiate pe contract, poate fi prelungită în cazul în care în sarcina HelpNet există dispoziții legale care impun stocarea acestora pentru o anumită perioadă – cum ar fi cazul obligațiilor legale în materie fiscală, când termenele de stocare pot ajunge până la 10 ani începând cu anul financiar următor celui în care s-a emis/ întocmit respectivul document financiar-contabil.

În cazul în care între HelpNet și partenerul contractual apare un litigiu, este posibil ca datele dvs. cu caracter personal sa fie stocate în sistemele HelpNet până la soluționarea definitivă a acestui litigiu.

În cazul datelor prelucrate în contextul interacțiunii cu autoritățile publice, datele reprezentanților acestora vor fi păstrate pe perioada de timp aferentă obligațiilor legale în temeiul cărora s-a realizat respectiva interacțiune.

1. Ce categorii de date cu caracter personal prelucrăm

Prelucrăm informații pe care ni le furnizați dvs. și/sau instituția/ unitatea de învățământ pe care o urmați ca urmare a solicitării dvs., în vederea înscrierii dvs. la stagii de practică organizate de Companie pentru studenți, masteranzi și/sau elevi și, respectiv, a derulării acestora în condițiile prevăzute de actele normative incidente.

Aceste categorii de date pot include: nume, prenume, codul numeric personal, ziua naşterii, locul naşterii, cetăţenia, identificatorul de paşaport (dacă este cazul), identificatorul permisului de şedere (dacă este cazul), adresa de domiciliu, alte date vizibile în cartea de identitate, adresa unde va locui practicantul pe durata desfăşurării stagiului de practică, calitatea de student/ elev, instituția de învățământ, anul de studii universitar/ școlar, seria, grupa, adresa de e-mail instituțională sau privată, numărul telefon, prezența la stagiul de practica, performanța realizată în cadrul stagiului de practică, rezultatele evaluării profesionale ale practicantului aferente stagiului de practică, calitatea de asigurat a practicantului.

2. Scopul și temeiurile prelucrării acestor date

Putem colecta și utiliza datele dvs. cu caracter personal în scopul înscrierii dvs. ca participant la stagii de practică organizate de către HelpNet în parteneriat cu unitățile/ instituțiile de învățământ ce acționează ca organizatori de practică, în condițiile normelor legale incidente (Legea nr 258/2007, privind practica elevilor şi studenţilor, Ordinul Ministerului Educației, Cercetării și Tineretului nr. 3955/2008 privind aprobarea Cadrului general de organizare a stagiilor de practică în cadrul programelor de studii universitare de licenţă şi de masterat şi a Convenţiei-cadru privind efectuarea stagiului de practică în cadrul programelor de studii universitare de licenţă sau masterat, iar – în cazul cetățenilor străini, și ale Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 194/2002 privind regimul străinilor în România, republicată, cu modificările şi completările ulterioare).

De asemenea, putem prelucra datele dvs. cu caracter personal în scopuri legate de asigurarea sănătății și securității în muncă, precum și de medicină a muncii, având în vedere prevederile legale incidente.

Temeiul prelucrării datelor dvs. în acest context este reprezentat de încheierea și executarea convenției cadru privind stagiul de practică – art. 6 alin. (1) lit. b din GDPR, precum și de art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR, având în vedere obligațiile legale pe care le are HelpNet in calitate de Partener de practică, precum și faptul că norme legale reglementează conținutul convenției-cadru privind practica.

Atunci când ne-ați acordat consimțământul prealabil și expres în acest sens, putem stoca o parte dintre datele furnizate de dvs. în cadrul acestor stagii (precum, nume, prenume, adresa de e-mail, nr de telefon, localitatea de domiciliu și cea unde ați efectuat stagiul de practică, rezultatul evaluării în urma desfășurării stagiului de practică), pe o perioadă după finalizarea stagiului de practică prevăzută în respectivul consimțământ, pentru a vă contacta ulterior, în scopul de a discuta oportunitatea unei colaborări pe baza unui contract individual de muncă, în vederea stabilirii unui interviu și/sau formulării unei oferte de muncă. In acest caz, temeiul prelucrării este reprezentat de art. 6 alin. (1) lit. a din GDPR.

3. Cât timp păstrăm datele dvs cu caracter personal

Perioada de stocare este determinată de durata contractului și 2 (doi) ani după această perioadă. În ceea ce privește datele dvs. prelucrate în scopuri legate de asigurarea sănătății și securității în muncă, durata de stocare este determinată de durata relației contractuale, respectiv, dacă va fi cazul (spre exemplu, în cazul unui accident de muncă), de durata prevăzută de normele legale incidente.

Durata de stocare a datelor dvs., întemeiate pe contract, poate fi prelungită în cazul în care în sarcina HelpNet există dispoziții legale care impun stocarea acestora pentru o anumită perioadă.

Datele colectate în temeiul consimțământului dvs vor fi stocate pe perioada prevăzută în consimțământul relevant, respectiv până la data retragerii consimțământului, oricare dintre aceste date survine mai devreme.

În cazul în care între HelpNet și dvs. apare un litigiu, datele dvs. cu caracter personal vor fi stocate în sistemele HelpNet până la soluționarea definitivă a acestui litigiu.

1. Ce categorii de date cu caracter personal prelucrăm

Prelucrăm informații pe care ni le furnizați în vederea încheierii contractelor de bursă privată și a executării acestora.

Aceste categorii de date pot include: nume, prenume, domiciliu, număr de telefon, facultatea, anul școlar, numele părinților, serie și număr act de identitate, codul numeric personal, contul IBAN, informații privind situația școlară și rezultatele obținute în anul școlar în care se obține bursa.

2. Scopul si temeiurile prelucrării acestor date

Putem colecta datele dvs. cu caracter personal în vederea încheierii contractelor de bursă privată, cu respectarea dispozițiilor Legii nr. 376/2004 privind bursele private.

Temeiul prelucrării datelor dvs. în acest context este reprezentat de încheierea și executarea contractului de bursă privată – art. 6 alin. (1) lit. b din GDPR și art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR, fiind vorba despre un contract al cărui conținut este reglementat de normele legale.

3. Cât timp păstrăm datele dvs cu caracter personal

Perioada de stocare este determinată de dispozițiile legale aplicabile documentelor financiar-fiscale.

În cazul în care între HelpNet și dvs. apare un litigiu, datele dvs. cu caracter personal vor fi stocate în sistemele HelpNet până la soluționarea definitivă a acestui litigiu.

1. Ce date cu caracter personal prelucrăm

Putem prelucra

a. Informații pe care ni le furnizați atunci când interacționați cu HelpNet în calitate de pacient/ consumator ce achiziționează produse sau solicită prestarea unui serviciu farmaceutic în farmaciile noastre.

Categoriile de date pot include: (i) în ce privește pacienții - date de identificare și/ sau de contact (precum nume, prenume, CNP, vârstă, număr card de sănătate, cod de identificare al asiguratului, sex, adresa, cetățenie, telefon, semnătură, adresa de e-mail atunci când este posibilă transmiterea prescripției în format electronic), calitatea de pacient/ împuternicit/ aparținător, date privind starea dvs. de sănătate (de exemplu, date privind diagnosticul - atunci când achiziționați medicamente eliberate pe bază de prescripție medicală), date privind contul dvs bancar – dacă achitați cu card bancar; (ii) în ce privește medicii prescriptori – date menționate în prescripțiile medicale emise de aceștia, precum: nume, prenume, specialitatea, semnătura, codul de parafă, denumirea unității medicale unde activează.

În cazul în care solicitați un produs care conține nicotină, avem obligația legală de a vă solicita cartea de identitate, în vederea verificării vârstei minime de 18 ani, necesară pentru a putea achiziționa un astfel de produs. Datele din cartea de identitate vor fi prelucrate exclusiv prin vizualizare.

b. Informații pe care ni le furnizați atunci când participați la tombole, campanii promoționale, concursuri organizate de HelpNet pentru pacienți/ consumatori.

Categoriile de date ce pot fi incluse cu astfel de ocazii sunt prevăzute în Regulamentul fiecărei astfel de tombole/ campanii și pot include: nume, prenume, adresa, telefon, e-mail, vârsta, numele utilizator pe rețele de socializare, codul numeric personal – dacă valoarea premiilor acordate depășește suma de 600 lei;

c. Informații pe care ni le furnizați atunci când solicitați testarea rapidă cu test antigenic rapid pentru diagnosticarea infecției cu SARS-CoV-2 din nazofaringe, în farmaciile autorizate în acest sens, în condițiile prevăzute de Ordinul Ministerului Sănătății nr. 644/2021 privind activitatea de testare în farmacii comunitare şi oficine comunitare rurale, utilizând teste antigenice rapide pentru diagnosticarea infecţiei cu SARS-CoV-2.

Categoriile de date pot include, pentru pacienți majori: nume, prenume, CNP, domiciliu, adresa de e-mail, nr de telefon, rezultatele testului solicitat de pacient (date despre starea de sănătate). Pentru pacienții minori sau majori fără discernământ:  nume, prenume, CNP, domiciliu, rezultatele testului solicitat de pacient (date despre starea de sănătate), cetățenia/ țara (pentru cetățeni străini) iar pentru parinți/ reprezentanții legali ai acestora: nume, prenume, domiciliu/ reședința, adresa de e-mail, nr de telefon, calitate.

d. Informații pe care ni le furnizați atunci când solicitați eliberarea unui card de fidelitate și înrolarea în cadrul Programului nostru de fidelitate, în condițiile prevăzute în Regulamentul Oficial al Cardului de fidelitate Help Net, disponibil la adresa: https://www.helpnet.ro/regulament-card-fidelitate, în cuprinsul căruia veți regăsi informații relevante privind prelucrarea de date;

e. Informații pe care ni le furnizați la achiziția online de produse, pe site-ul nostru [„e-shop”] corespunzător farmaciei online HelpNet, ori când solicitați consultanță farmacistului utilizând secțiunea [„Întreabă farmacistul”], cu respectarea Termenilor și a condițiilor prevăzute pe site-ul helpnet.ro, și în condițiile prevăzute de Politica de confidențialitate specifica, disponibilă pe acest site, în cuprinsul căreia veți regăsi informații relevante privind prelucrarea de date în acest scop;

f. Informații pe care ni le furnizați atunci când raportați o reacție adversă la un medicament ori la un alt tip de produs.

Categoriile de date pot include: nume, prenume, număr de telefon, e-mail, adresă, data nașterii, date privind starea de sănătate (reacția adversă, alte medicamente administrate concomitent), durată/ intensitate/ frecvență.

g. Informații pe care le solicităm în cazul în care predați în farmaciile noastre medicamente expirate sau produse neconforme

Categoriile de date pot include: nume, prenume, adresă de domiciliu și data predării produselor.

h. Informații pe care ni le furnizați ca urmare a primirii asistenței farmaceutice în situații de urgență.

Categoriile de date pot include: nume, prenume, gen, vârsta, județ/localitate, cetățenie, CNP, codul de identificare al asiguratului, numărul pașaportului sau numărul cardului EU(CE), adresa, astfel cum este solicitat prin actele normative care ne guvernează activitatea.

2. Scopul și temeiurile prelucrării acestor date

Atunci când solicitați eliberarea în farmaciile noastre a medicamentelor pe bază de prescripție  medicală, prelucrăm datele dvs în scopul gestionării acestor prescripții în vederea eliberării respectivului tratament medical prescris. În acest caz, temeiul prelucrării este reprezentat de obligațiile legale pe care le are Compania în domeniul eliberării medicamentelor, art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR.

Prelucrarea datelor dvs în contextul comercializării produselor în general o realizăm în scopul desfășurării activității noastre specifice, a realizării vânzării de produse către dvs; în acest caz, temeiul prelucrării este reprezentat de art. 6 alin. (1) lit. b din GDPR – respectiv contractul încheiat în momentul achiziției produselor, precum și în temeiul art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR – în ceea ce privește obligațiile legale în materie fiscală ale Companiei.

Vizualizarea datelor din cartea dvs. de identitate, în vederea determinării faptului că aveți vârsta minimă de 18 ani, necesară pentru a putea achiziționa produse care conțin nicotină, este efectuată în temeiul obligației legale care ne revine, art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR.

Prelucrarea datelor furnizate de dvs ca pacient ori de reprezentantul legal al pacientului minor ori major fără discernământ (părinte sau tutore) în contextul efectuării testării test antigenic rapid pentru diagnosticarea infecţiei cu SARS-CoV-2 din nazofaringe, în farmaciile autorizate în acest sens, se realizează în scopul efectuării acestui test în condițiile prevăzute de Ordinul Ministerului Sanatatii nr. 644/2021 privind activitatea de testare în farmacii comunitare şi oficine comunitare rurale, utilizând teste antigenice rapide pentru diagnosticarea infecţiei cu SARS-CoV-2; în acest caz, temeiul prelucrării este reprezentat de obligațiile legale ale Companiei, art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR.

Atunci când participați la tombole, concursuri, campanii promoționale organizate în farmaciile noastre, prelucrăm datele dvs în scopul organizării și gestionării acestora în conformitate cu normele legale incidente, în temeiul acordului dvs; în acest caz, temeiul prelucrării este reprezentat de art. 6 alin. (1) lit. b din GDPR, respectiv art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR – în ceea ce privește obligația publicării datelor câștigătorilor, ori cea privind respectarea obligațiilor fiscale aferente premiilor, dacă este cazul.

Atunci când ne raportați o reacție adversă la un medicament ori la un alt tip de produs, prelucrăm datele dvs în scopul gestionării respectivului caz, în temeiul obligațiilor legale pe care le are HelpNet – art. 6 alin. 1 lit. (c) din GDPR.

3. Cat timp păstrăm datele dvs cu caracter personal

Pentru datele obținute în temeiul consimțământului dvs, păstrăm datele pe durata prevăzută în formularul de consimțământ ori până la retragerea de către dvs a consimțământului, oricare dintre aceste date survine mai devreme.

Pentru datele prelucrate în vederea îndeplinirii obligațiilor legale ale Companiei, durata de stocare este cea prevăzută de respectivele norme legale și poate ajunge, după caz, până la 10 ani începând cu anul financiar următor celui în care s-a întocmit documentul contabil relevant.

În cazul în care între HelpNet și dvs. apare un litigiu, datele dvs. cu caracter personal vor fi stocate în sistemele HelpNet până la soluționarea definitivă a acestui litigiu.

Descriere

Accesarea website-ului www.helpnet.ro nu presupune în mod automat colectarea de date cu caracter personal care să vă identifice în mod direct. În cazul în care decideți să ne furnizați date cu caracter personal prin intermediul website-ului, acestora le devin incidente prevederile de mai sus, în funcție de scopul în care ne contactați.

Cu toate acestea, putem prelucra informații pe care ni le furnizați atunci când accesați website-ul nostru. Datele care pot fi astfel colectate de Companie în procesul de administrare si operare a acestui website pot include: nume, prenume, adresa de e-mail, orice alte date furnizate, direct sau indirect, în contextul interacțiunii cu noi, precum adresa IP.

Atunci când vizitați site-ul nostru, utilizam cookies pentru a colecta automat informații cu caracter tehnic care pot identifica utilizatorul, date ce pot include: adresa IP, tipul de browser utilizat pentru navigarea pe site, sistemul dvs de operare, date privind vizitele pe website.

Mai multe detalii cu privire la utilizarea cookies, inclusiv scopul utilizării lor, temeiul prelucrării, durata stocării, sunt prevăzute în Politica de cookies a Companiei, disponibilă pe site-ul nostru, la adresa https://www.helpnet.ro/cookies.

1. Ce categorii de date cu caracter personal prelucrăm

Indiferent de categoria persoanelor vizate din care faceți parte, potrivit prevederilor de mai sus ale prezentei Politici de confidențialitate, vă pot deveni incidente prevederile de mai jos în cazul în care vă prezentați în farmaciile noastre.

Informațiile care pot fi furnizate/ colectate atunci când intrați în farmaciile noastre, pot include imagini care pot fi captate de camerele montate prin sistemul nostru de supraveghere video, camere ce sunt marcate corespunzător;

2. Scopul și temeiurile prelucrării acestor date

Prelucrăm aceste date în scopul de a asigura paza, securitatea și protecția bunurilor și a persoanelor aflate în spațiile deținute de Companie, prin implementarea de reguli privind accesul în incintă, prin instalarea de sisteme de supraveghere cu camere video.

În astfel de cazuri, temeiul prelucrării este reprezentat de obligațiile legale pe care le are Compania – art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR, respectiv interesul legitim al Companiei de a-și proteja bunurile și de a asigura securitatea persoanelor aflate în sediile acesteia – art. 6 alin. (1) lit. f din GDPR.

3. Cat timp păstrăm datele dvs cu caracter personal

În ce privește imaginile înregistrate de camerele de supraveghere video stocăm datele timp de maximum 30 de zile, perioadă după care acestea se șterg automat prin suprascriere. În anumite situații, la solicitarea expresa a autorităților, ori pentru a apăra ori exercita interesele și drepturile Companiei, anumite înregistrări pot fi stocate o perioadă mai lungă de timp, stabilită de Companie ori până la finalizarea investigațiilor, după caz.

1. Ce categorii de date cu caracter personal prelucrăm

Pot exista situații în care vom folosi sau transmite informații pentru a ne proteja drepturile și activitatea comercială. Acestea pot include:

• măsuri de protecție a site-ului web față de atacuri cibernetice;
• măsuri de prevenire și detectare a tentativelor de fraudare, inclusiv transmiterea unor informații către autoritățile publice competente;
• măsuri de monitorizare a traficului și comunicațiilor spre și de la Companie, în vederea detectării oricăror incidente care pot conduce la compromiterea securității datelor și informațiilor Companiei;
• măsuri de gestionare a diverselor altor riscuri.

Datele și informațiile care pot fi prelucrate pentru derularea acestor activități de prevenție și detectare a potențialelor riscuri la adresa securității datelor pot fi reprezentate, după caz, de adresa de email, adresa IP, tipul echipamentului și a browser-ului utilizat, adresa MAC, eventuale date de logare în aplicațiile și sistemele Companiei.

2. Scopul și temeiurile prelucrării acestor date

În acest caz, temeiul prelucrării datelor dvs. poate fi reprezentat de interesul legitim al Companiei – art. 6 alin. (1) lit. f din GDPR, respectiv de obligațiile legale pe care le are Compania în calitatea sa de operator de servicii esențiale de a asigura securitatea datelor cu caracter personal pe care le prelucrează, prin asigurarea securității infrastructurii IT – art 6 alin (1) lit. c din GDPR.

3. Cât timp păstrăm datele dvs cu caracter personal

Datele prelucrate în scopul asigurării securității infrastructurii IT nu urmăresc niciodată identificarea persoanei fizice, ci doar prevenirea, respectiv detectarea, stoparea, în timp util, a unei amenințări cibernetice asupra echipamentelor, sistemelor și aplicațiilor Companiei. În acest scop, datele sunt stocate pentru o perioadă minimă necesară atingerii acestui scop și nu mai mult de 90 de zile.

1. Ce categorii de date cu caracter personal prelucrăm

În conformitate cu dispozițiile Regulamentului 2016/679 persoanele vizate dispun de o serie de drepturi pe care le pot exercita în raport cu operatorul de date. Exercitarea drepturilor presupune transmiterea unei cereri/ solicitări către operatorul de date pentru efectuarea anumitor operațiuni asupra datelor persoanei vizate.

În acest sens, HelpNet prelucrează datele din cererea transmisă pentru formularea unui răspuns față de persoana vizată.

HelpNet prelucrează următoarele date: nume și prenume, număr de telefon, adresă de e-mail, adresă poștală, conținutul solicitării / cereri, semnătură (dacă este transmisă prin servicii poștale), după cum acestea sunt transmise de dvs în cerere ori, altfel, comunicate în vederea soluționării cererii.

2. Scopul și temeiurile prelucrării acestor date

Datele dvs vor fi prelucrate pentru furnizarea răspunsului față de cererea / solicitarea înaintată și pentru efectuarea operațiunilor asupra datelor dvs conform solicitării.

Temeiul prelucrării este reprezentat de art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR, respectiv  obligația legală a operatorului.

3. Cât timp păstrăm datele dvs cu caracter personal

Datele dvs. vor fi păstrate pe durata soluționării solicitării, precum și 3 ani de data soluționării. În cazul în care între HelpNet și dvs. apare un litigiu, datele dvs. cu caracter personal vor fi stocate în sistemele HelpNet până la soluționarea definitivă a acestui litigiu.

Descriere

Pentru promovarea activității, Help Net utilizează platforme de socializare precum Facebook, Linked.

Interacționarea cu Help Net prin intermediul platformelor presupune ca Help Net să poată vizualiza date cu caracter personal publice din cadrul contului dvs., precum: nume și prenume (sau pseudonim, nume utilizator), fotografie de profil, alte informații publice, conținutul mesajului (în cazul în care ne transmiteți mesaje).

Help Net nu extrage și nu stochează aceste date în bazele proprii.

Destinatari ai datelor dvs. cu caracter personal

Ne asigurăm că accesul la datele dvs. de către terții persoane juridice de drept privat se realizează în conformitate cu prevederile legale privind protecția datelor si confidențialitatea informațiilor, în baza unor contracte încheiate cu aceștia, conform art. 28 din GDPR în cazul persoanelor împuternicite, asigurând același nivel de protecție, ori conform art. 26 din GDPR, în cazul în care aceștia acționează împreună cu Compania în calitate de operatori asociați, după caz.

Unde stocăm și în ce țări transferăm datele dvs. cu caracter personal

În prezent, stocăm și prelucrăm datele dvs. cu caracter personal pe teritoriul Cehiei, Germaniei și al României, după caz.

Datele dvs nu sunt transferate în afara UE. In condițiile și în măsura în care, în contextul unei anumite prelucrări, ar fi necesar transferul datelor dvs cu caracter personal în țări terțe, din afara UE sau a SEE, orice astfel de transfer se va realiza cu respectarea cerințelor prevăzute de GDPR în ceea ce privește asigurarea unor garanții adecvate pentru transferul datelor.

Cum protejăm securitatea datelor dvs. cu caracter personal

Asigurarea confidențialității datelor cu caracter personal pe care ni le transmiteți reprezintă o preocupare importantă pentru noi. Am implementat măsuri tehnice și organizatorice pentru păstrarea confidențialității și securității datelor dvs. cu caracter personal, în conformitate cu procedurile noastre interne cu privire la stocarea, divulgarea și accesarea datelor cu caracter personal. Datele cu caracter personal pot fi păstrate pe sistemele noastre tehnologice de date cu caracter personal, acelea alea contractorilor noștri sau în format tipărit.

Transmiterea datelor dvs. cu caracter personal se poate realiza folosind algoritmi de criptare de ultimă generație și le stocam pe servere securizate, asigurând în același timp redundanța datelor.

Informațiile oferite de dvs. prin intermediul website-ului HelpNet sunt transmise și verificate în mod automat, în formă criptată, cu ajutorul unui protocol SSL (Secure Socket Layer). Facem acest lucru pentru a preveni utilizarea abuzivă a datelor de terți.

În ceea ce privește celelalte situații în care prelucrăm datele dvs. cu caracter personal, întreprindem constant măsuri în vederea creșterii gradului de instruire a angajaților în ceea ce privește respectarea normelor în materia protecției datelor, angajații HelpNet fiind subiectul unor angajamente ferme de confidențialitate.

Drepturile dvs.

GDPR a instituit o serie de drepturi ale persoanelor vizate, cu privire la prelucrarea datelor acestora de către operatori.  În acest context, puteți solicita accesul la datele dvs., corectarea oricăror greșeli din fișierele noastre și/sau vă puteți opune la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, în anumite cazuri.

De asemenea, vă puteți exercita dreptul de a depune o plângere la Autoritatea de Supraveghere competentă sau de a vă adresa justiției. După caz, puteți beneficia și de dreptul de a solicita ștergerea datelor dvs. cu caracter personal, dreptul la restricționarea prelucrării datelor dvs. și dreptul la portabilitatea datelor.

Pentru a vă putea exercita drepturile, ne puteți contacta:

– prin e-mail la adresa:  dpo@helpnet.ro sau

– prin poștă sau curier la adresa: Str. Malul Roșu nr. 4, 077015 Balotești, Ilfov, România cu mențiunea în atenția Responsabilului HelpNet cu protecția datelor.

Vă rugăm să rețineți următoarele aspecte dacă doriți să vă exercitați aceste drepturi:

Identitate. Luăm în serios confidențialitatea tuturor înregistrărilor care conțin date cu caracter personal. Din acest motiv, vă rugăm să ne transmiteți cererile dvs. cu privire la astfel de înregistrări folosind adresa de e-mail/datele de identificare utilizate de dvs. în relația cu noi. În caz contrar, ne rezervăm dreptul de a vă verifica identitatea prin solicitarea de informații suplimentare care au ca scop confirmarea identității dvs..

Durata de răspuns. Vom răspunde la orice solicitări valide în termen de maximum o lună, cu excepția cazului în care acest lucru este deosebit de complicat sau dacă ați făcut mai multe solicitări, caz în care vă vom informa în termen de o lună cu privire la motivele întârzierii și veți primi un răspuns de la noi în termen de maximum două luni. S-ar putea să fie necesar să vă cerem mai multe informații pentru a putea califica cererea dvs.. Acest lucru ne va ajuta să acționăm mai repede și să scurtăm timpul de răspuns la solicitarea dvs..

Drepturile terțelor părți. Trebuie să știți că exercitarea drepturilor conferite de GDPR nu este una nelimitată, iar în cazul în care o cerere a dvs. ar afecta în mod negativ drepturile și libertățile altor persoane vizate nu vom putea onora cererea dvs..

Reamintim faptul că puteți contacta în orice moment Responsabilul HelpNet cu protecția datelor prin transmiterea solicitării dvs. prin oricare dintre următoarele modalități:

– prin e-mail la adresa: dpo@helpnet.ro sau

– prin poștă sau curier la adresa: Str. Malul Roșu nr. 4, 077015 Balotești, Ilfov, România cu mențiunea în atenția Responsabilului HelpNet cu protecția datelor.